令和3年4月24日
令和3年4月度役員会議事録
会長挨拶
本年度は役員がほとんど再任となりますが前年度と異なるのは
①33期生も役員活動に加わって頂き31期生から32期、33期生に引継継承する体制をつくり一緒に活動して行きたい。
②行事、ボランティア活動のイベントでは在校生との交流を企画、重点実施したい。
協議事項
(1)2021マラソンボランティアの反省、改善点
①ボランティアリーダーがよく理解していないため混乱があった。
・Aチームは20ブロックを担当し21ブロックが抜けていた。
Bチームも22ブロックのみで23ブロックが抜けていた。
Cチームは24、25ブロック、Dチームは26、27ブロックをカバーしており問題なかった。
・A、Bチームは直前までどのチームかが不明で、集合場所等も不明であった。
・A、Bチームは人員配置が適正でなかった。配置メンバーの変更が当日あった。
・ボランティア活動内容の事前説明がなかった。
Bチームは給水タンクへの水補給、トイレの洗浄水の準備をボランティアメンバーで行ったが従来は大会側が準備していた。
②大会主催者側がよく理解していなかった。
・主催大会関係者に確認しても明確な回答がなかった。
・フェースシールドの配布がなかった。
反省点としてはボランティアリーダーが良く理解して事前にメンバーに的確に連絡すること。
また今回の問題点を事前に大会主催者に伝えて打合せしておくことが必要。
(2) 総会の反省、改善点
①総会出欠・委任状ハガキの返信なしが295名中113名あった。
官製ハガキの無駄になる。113名×63円=7,119円
・退会者も総会に出席する権利があるため出欠ハガキを送付している。
退会予定者でも今回総会に出席して会費を納入した人が1名いる。
・後納ハガキにすると63円⇒73円になる、返信者は182名×10円=1,820円高くなる。
また後納ハガキの場合は5月以降の処理になるため、官製ハガキの方が前年度決算にできるため都合が良い。
⇒次回は役員・期別委員は官製ハガキの郵送はやめ経費節減する。
③ 会計監査の月日が会則にあっていない。
・例えば会計監査を4月1日、運営委員会を4月5日、総会資料印刷、配布を4月10日までにすれば返信ハガキ回収4月20日、総会4月25日ぐらいで会則通りできる。
⇒高野会長が総会スケジュール案作成する。
④ 総会への一般会員の参加者が少なく運営委員会でほとんど決定するので総会準備委員会の会合時間を短縮した方が良いのではないか？
⇒総会は年1回の一般会員の出席する機会であり、今年はコロナでアトラクションも2チームだけであったがコロナがなければアトラクションのチームも増えるので参加人数は100人以上となる。検討要。
⑤総会の時間は75分であったが徳重支所長が出席していたら5分ほどオーバーしていた。
⑥アトラクションについても30分の予定が5分ほどオーバーしていた。
太極拳は予定していたシルクロードのCDが2枚とも使用できなく、CDをマイウェイに変更した。借用したCDに雑音がありもう1枚もらったが不良であった。
(3)令和4年度の総会日時と開催場所の決定
①日時については上記(2)③高野会長作成のスケジュール案により決定。
②徳重支所は予約が3か月前のため特別の事前交渉が必要で役員負担となる。
緑小文化劇場は1年前でも予約ができ早期、確実に総会日程が決定できる。またアトラクションではステージが広い、音響効果が良い等のメリットがあるが料金は4,000円⇒35,000ほどになる。
⇒ 5月の運営委員会で最終決定予定とするが役員会としては緑小文化劇場で仮予約する。
(4) 34期生 (52名) 対象 地域活動講座（地域ミーティング）について
日時：6月18日（金）午前10:00～11:30 午後13:30～15:00 場所：緑社協
受付：31期 高野会長 32期 廣瀬さん、古澤さん、33期 亀井さん、安川さん予定願います。
緑鯱城会から行事イベントの参加案内（7月予定の七里の渡し）、社協にて介護保険制度、社協の役割の説明他予定。
34期生52名中再入学で緑鯱城会会員が3名？います。
30人以下の制約があり午前、午後に分けて実施。
(5)「はつらつクラブ」サポーター養成講座の申込について
31期高野さん、33期 綾部さん申込予定 申込期限は4月30日、希望者は高野会長まで連絡願います。
(6) 臨時代議員会・幹事会合同会議について
4月26日(月)13:00～14:00ホームページ説明会予定通り鯱城学園8階会議室 奥野さん出席予定
5月10日(月)幹事会・代議員会 中止（1回目 6月7日予定）
5月24日(月)10:00～12:00 グランドゴルフ実行委員会 高野会長、20期 伊藤一夫さん出席予定
5月24日(月)13:00～15:00 16区フェスティバル実行委員会 金原さん、32期 高田さん出席予定
守山鯱城会では中止案があり、緑鯱城会でも5月役員会で意見を聞きたい。
(7) サポートチーム名簿、活動計画案作成の件、5月度運営委員会報告、サポーターに配布予定
① ボランティアサポーター名簿、活動計画案作成願います。（右高委員長）
② 趣味の作品展活動計画案（サポーター6名含む）作成願います。
（古澤実行委員長）
(8) 会員名簿作成配布
役員・運営委員用 5月度役員会、運営委員会時配布、一般会員用7月配布予定。
配達員名簿作成 旭出学区 荒川明子さん退会のため32期 杉崎さんに変更。
その他会員減少による各学区配達会員の名簿修正。
(9) 会計 本日各委員長に令和3年度予算の前渡し金配布、3月からのオンライン会計表を作成します。
(10) ボランティア委員会 扇川清掃 6月6日予定は9月に延期。
(11) 行事委員会 5月18日 関ケ原は24名申込あり、七里の渡しは29名あり。
まん延防止措置等の状況により5月連休明けに実施判断します。
(12) 広報委員会
①ふれあい81号 本年度役員10名抱負投稿依頼500文字、期別委員14名400文字
5月末までに提出、社協より緑鯱城会へのメッセージの寄稿依頼済。
②ボラネットみどりについて
25期 橋本幸子さんが役員だったが31期奥野さんに交代。
4月より31期右高さんと参加します。平成12年緑社会福祉協議会主催で発足、18団体と個人3名参加している。
緑鯱城会は平成17年より参加している。 毎月2回会合あり。
③鯱城会ホームページの件、運営は従来鯱城会本部であったが各鯱城会となる。
⇒負担増となり問題。
(13) 期別委員会 ボランティア申込状況
扇川清掃（東）23名（昨年28名、昨年比▲5名）、扇川清掃（西）32名（昨年比▲1名）。扇川延期案内は5月10日までに期別委員を通じて連絡します。
鶴舞公園清掃26名（昨年比▲14名）、堀川清掃22名（昨年と同数）、16区フェスティバル25名（昨年比▲9名）、マラソンボランティア33名（昨年比▲13名）
総務 山田正明（記）